תיק שטח הינו סודרן המכיל בתוכו את כל הפרטים והאינפורמציה הנדרשים והחשובים על המבנה הציבורי ו/או בית העסק, כולל מיקומו הגיאוגרפי, תמונות של המבנה ואגפיו השונים, שרטוטים ומפות המראים היכן נמצאים פתחי החירום והמילוט, דרכי הגישה למבנה ודרכי המילוט והבריחה מהמבנה בשעת סכנה, פירוט אמצעי הכיבוי וההצלה השונים הקיימים במבנה ומיקומם ועוד… זאת על מנת לסייע לגורמים האחראים בתוך הארגון ולכוחות ההצלה וכיבוי האש, לתפקד במלוא מרצם ומומחיותם במקרה של מצבי חירום שונים.
סיבה נוספת לחשיבותו של קיומו של תיק שטח הינה הורדת הלחץ, החרדה והפאניקה אצל האנשים בזמן התרחשותו של אירוע חירום כלשהו, והתמודדות פרודוקטיבית ויעילה יותר עם מצב החירום שנוצר. ניתן להגיע למצב של התמודדות נכונה ויעילה במצבי חירום, ע"י הכנת נוהל חירום, אשר יכלול בתוכו את סדר הפעולות והגורמים המטפלים בהם בארגון, בעת התרחשותו של מצב חירום.
כמו כן, עפ"י הוראה מס' 503 של מפקח כבאות ראשי של שירותי הכבאות וההצלה משנת 2009, ישנם מספר מבני ציבור ובתי עסק המחויבים בהכנת והגשת תיק שטח. בכללם ניתן למצוא את הבאים: אולמות שונים, בתי מלון, גני אירועים, בתי אבות, מכללות ואוניברסיטאות, בתי חולים קופות חולים ומרפאות, בנקים, אולמות ספורט ואצטדיונים, מוזיאונים, מרכזי מסחר וקניונים, כפרי נוער, עיריות ומועצות מקומיות, מסעדות, בתי קפה, שדות תעופה, מאפיות, מפעלי תעשיה שונים, בתי קולנוע, חנויות גדולות, בתי ספר, בתי כנסת וכו'. למעשה, כל מבנה ציבורי ו/או בית עסק המשרתים את האזרחים, ובאים בפתחם אנשים רבים, אמורים להגיש תיק שטח לרשות לכיבוי אש והצלה על מנת לקבל רישיון עסק.
יעדיו העיקריים של תיק השטח הינם:
• הערכות מבעוד מועד לאירועי חירום שונים, בכלל זה שריפה/דליקה, של האנשים הנמצאים במבנה הציבורי ושל שירותי הכיבוי וההצלה השונים.
• להכיר לשירותי הכיבוי וההצלה את כל האמצעים והפרמטרים הקיימים במבנה הציבורי ו/או בית העסק, על מנת שיוכלו ללמוד אותם, לתרגל אותם ולטפל בהם במקרה ואכן מתרחשים מצבי חירום.
מדובר בהליך, העשוי ועלול לקחת זמן מה. לכן, יש להיערך, לתכנן ולבצע את התיקונים והשינויים המתבקשים ע"י שירותי כיבוי האש וההצלה, בהקדם האפשרי, על מנת שאפשר יהיה להגיש את הסודרן המסודר והמעודכן. במידה והסודרן לא יענה על דרישותיהם של שירותי כיבוי האש וההצלה, תיגרם ביורוקראטיות אשר עלולה להביא לאובדן רישיון העסק, לסגירתו של בית העסק ו/או המבנה הציבורי והפסדים כספיים מכך.