במדינת ישראל קיימים מבנים ציבוריים רבים, אשר נוכח היותם ציבוריים מצריכים, פיקוח, טיפול והיערכות מתאימים במקרה של אירועים לא צפויים, בכללם: שריפות, דליפות גז, נזקי טבע שונים, אירועי טרור, מלחמה ועוד. לשם כך נוצר נוהל חירום ע"י שירותי הכבאות וההצלה אשר נקרא תיק שטח הוראת מכ"ר 503, אשר ייעודו ומטרתו היערכות נכונה ומוקדמת של מבני הציבור לאירועים מסוכנים ומצבי חירום שונים.
כאשר מתקיים אירוע מסוכן או מצב חרום, יש צורך להגדיר ולפרט במסמך תיק שטח פרטים שונים, אשר יסייעו להנהלת המבנה ולשירותי כיבוי האש וההצלה להתמודד בצורה הטובה והיעילה ביותר במקרה של אסון כלשהו. תיק שטח כולל בתוכו אינפורמציה כדוגמת:
• פירוט בעלי התפקידים בחברה ודרכי ההתקשרות עמם, בכלל זה האחראים על טיפולים במצבי חירום;
• תרשימים של שטח הארגון, כולל מבנהו, אגפיו השונים, תמונותיו ודרכי המילוט מהמבנה והגישה אליו;
• תיאור האזור הסובב את המבנה, האם קיימים מבני מגורים, מבני תעשיה ומסחר וכדומה;
• מפרט של מערכות האנרגיה, המים, שחרור העשן והחשמל של הארגון;
• מפרט פתרונות למצבי החירום השונים העלולים לקרות במקום;
• סקירה של מערכות שונות במבנה, כדוגמת, מים וציוד לגילוי וכיבוי אש.
• סקירה של חניון המבנה, האם הוא פתוח, סגור, ממוקם מתחת לקרקע או מעל הקרקע.
תיק שטח מתייחס למבני ציבור רבים אשר משרתים את הציבור, אם בתחום המזון, לינה, כספים, בילויים, תחבורה, רפואה, בילויים, הוראה וכדומה. מבני הציבור הכלולים בקטגורית הוראת מכ"ר 503 הינם: אולמות שמחה, ספורט, כנסים ואצטדיונים; בנקים; בתי מלון, בתי הארחה ופנימיות; בתי אבות וגיל הזהב; בתי ספר, מכללות, ספריות ציבוריות ואוניברסיטאות; מבני תעשייה ומסחר; מבני משרדים ומוזיאונים שונים; מוסדות רפואיים שונים, הכוללים מרפאות ובתי חולים; קניונים ומרכזי מסחר שונים; תיאטרון ובתי קולנוע; תחנות רכבת ואוטובוסים מרכזיות.
בעלי המבנים הציבוריים השונים חייבים לחדש ולעדכן תיק שטח כל שנה, על מנת לאפשר לכוחות ההצלה וכיבוי האש להתמודד בצורה היעילה והאפקטיבית ביותר, במצבי חירום ועל מנת להימנע מנזקים חמורים לנפש ולרכוש. מתכונת הגשת תיק השטח מתקיימת כדלהלן:
• הגשה על גבי דוקומנט מודפס ועל גבי דיסק;
• הצהרת וחתימת הגורם האחראי בארגון על אישור הנתונים שהוגשו;
• כריכת תיק השטח תכלול את שם הארגון, כתובתו, צילומו ואמצעי התקשרות במקרה חירום;
• עדכון שינויים מהותיים במבנה ו/או בגורמים האחראים על טיפול במקרי חירום ואמצעי ההתקשרות עמם.