הכנת תיק שטח מלא וממצא, הינה אחת הדרישות החשובות ביותר מטעם הרשות לכיבוי אש והצלה. דרישה זאת מופנית כלפי מבני ציבור ובתי עסק למיניהם. תיק זה הינו מעין שקף רנטגן ותעודת זהות של בית העסק המבקש את רישיון העסק. בתיק זה ניתן למצוא את כל האינפורמציה ההכרחית לשרותי הכבאות, על מנת לבחון ולהחליט האם בית העסק ראוי ורשאי לקבל את רישיון העסק.
הימצאותו והכנתו של תיק שטח תקין, הינו נדבך חשוב לכל בית עסק, מאחר והוא מאפשר לשירותי הכיבוי וההצלה, להגיע במהירות ולתת סיוע מיידי ויעיל למבנה העסק ולנמצאים בתוכו, בעת התפתחותם של שריפה או אסון אחר במבנה. כמו כן, מסייע לגורמים הפנים ארגוניים, לטפל במקרי החירום השונים בצורה הפרודוקטיבית ביותר. כאשר שירותי הכיבוי וההצלה יודעים היכן נמצאים פתחי המילוט השונים, כיצד בנוי המבנה, האם קיימים במבנה חומרים מסוכנים שעלולים לפגוע בזולת וכדומה, עבודתם נעשית ברת-תוצאה ומוצלחת יותר. כמו כן, הצלת בני אדם, במקרים של דליקה, שריפה ומפגעים אחרים, תלויה לפעמים בשברירי שניות ודקות. אי לכך, חשיבותו הרבה והרמה של מידת דיוקו של תיק שטח.
תיק שטח חייב להכיל את כל המידע והפרטים הנדרשים משירותי הכבאות, ללא מילוי כל הדרישות והצרכים הנדרשים, לא ניתן יהיה לקבל אישור רישיון עסק. היעדרותם וחסרונם של פרטים מסוימים בתיק, תגרום לסחבת בקבלת רישיון העסק, פועל יוצא מכך, הפסדת ימי עבודה רבים, אי יכולת להפעיל את העסק והפסדים כספיים הנובעים מכך.
חלק מהמידע אשר חייב להופיע בתיק הינו: פירוט גודלו ומיקומו של מבנה העסק; מיקום יציאותיו, כניסותיו, חלונותיו ודרכי המילוט שבו; פירוט חדרי המדרגות; קיום שילוט זוהר ובולט בפתחי המילוט; פירוט החניונים והמעליות הקיימים בו; תיאור מערכות החשמל, מיזוג האוויר, כיבוי האש, התקשורת וכו' הקיימות ומתפקדות בו; ציון בעלי התפקידים השונים במבנה ואמצעי ההתקשרות עימם בשעת חירום; שרטוטים אדריכליים מפורטים ומדויקים של המבנה וסביבתו; סריקת המבנים והאזור הנמצא סביב בית העסק; ווידוא קיומם של ספרינקלרים, גלגלונים ומפוחים לשחרור עשן למיניהם; פירוט דרכי הגישה השונות לכוחות החירום, הביטחון וההצלה ועוד…
כמו כן, הנהלת בית העסק אמורה להכין נוהל אשר יקבע מי הם הגורמים בעסק אשר אמורים לטפל במקרה של שריפה ו/או מקרה חירום אחר. כמו כן, נוהל של פעולות פינוי הדיירים/האורחים/הלקוחות מהמבנה בשעת חירום, ונהלים של כיצד להימנע מהתפתחותה של השריפה.